Personvernerklæring

Sist oppdatert: 26. oktober 2026

Denne personvernerklæringen gjelder Fagportal, tjenesten du bruker akkurat nå.

Behandlingsansvarlig

Plinth AS, Morells vei 25 G, 0487 Oslo, org.nr. 838 696 422, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som lagres i Fagportal. Når firmaet ditt bruker portalen til å følge opp egne kunder eller eget bygg, er dere selv behandlingsansvarlig for de opplysningene dere registrerer om deres kontaktpersoner, beboere eller kunder, og Plinth AS er da databehandler for dere.

Hvilke personopplysninger vi behandler

• Brukerkontoer: navn, e-post, telefon/mobil, rolle, og eventuelt profilbilde og kompetansetekst.
• Kunder og kontaktpersoner: navn, organisasjonsnummer, kontaktperson (navn/e-post/telefon), leverings- og fakturaadresse.
• Bygg: adresse og geografisk plassering (hentet automatisk fra Kartverkets adressesøk).
• Avvik, oppdrag og driftsdata: beskrivelser, bilder, frister og hvem som er ansvarlig.
• Eierregister for sameier og borettslag: navn, e-post og mobilnummer til eiere og representanter, enhetsnummer, eierandel og tidspunkt for eierskifte. Eiere trenger ikke ha konto. Registeret er bare synlig for styret og leverandøren, og endringer logges. Tidligere eiere kan anonymiseres. Ved innkalling til årsmøte lagres svar, eventuell fullmektig og innsendte forslag, og eieren får en personlig lenke uten innlogging.
• Booking av fellesareal: hvem som har booket hvilken ressurs og når, med navn, e-post og eventuell merknad. Andre beboere ser bare at en tid er opptatt. Styret og leverandøren ser navnene.
• Kalenderabonnement og tavlevisning for booking: en personlig lenke (lagres som kryptert hash) som viser bookinger i din egen kalenderapp, og en felles tavlelenke som styret kan lage. Tavlen viser bare ledig og opptatt, uten navn. Hvem som har laget eller byttet en lenke, og når, logges.
• Vedlegg på kalenderoppgaver: dokumenter og bilder som en koordinator laster opp på en oppgave i Arbeidskalenderen. Vedleggene er synlige for den som er tildelt oppgaven og for koordinatorene hos leverandøren, og slettes når oppgaven eller vedlegget slettes.
• Chat på landingssidene: når du chatter med oss, sendes meldingene dine til Anthropic for å lage svar. Meldingene lagres ikke hos oss før du selv har sett over navn, e-postadresse og mobilnummer og samtykket til at vi kontakter deg. Etter samtykket lagres opplysningene og samtalen i kundesystemet vårt (Bigin fra Zoho) og sendes til oss på e-post. Vi sender deg også en kort bekreftelse på e-post fra kundesystemet, skrevet med hjelp av AI ut fra samtalen, og lager en oppfølgingsoppgave til oss. Opplysningene i portalens mellomlager slettes 30 dager etter at de er sendt til kundesystemet. Du kan når som helst be om innsyn eller sletting.
• Bestill demo: når du fyller ut demo-skjemaet, lagrer vi navn, e-postadresse og telefonnummer, og det du selv velger å oppgi om firma, rolle, interesse, antall boenheter og en melding. Opplysningene brukes til å kontakte deg om demoen, lagres i salgssystemet vårt (Salg i portalen og Bigin fra Zoho) og sendes til oss på e-post. Skjemaet krever samtykke, og du kan når som helst be om innsyn eller sletting.
• Hjelpeassistent i portalen: når du er innlogget og stiller et spørsmål i Hjelp-panelet, sendes meldingene dine, rollen din og navnet på siden du står på til Anthropic for å lage svar ut fra brukerveiledningen. Navn, e-post og data fra portalen sendes ikke. Meldingene lagres ikke hos oss og følger ikke med noe sted. Ikke skriv sensitive opplysninger i chatten.
• Opptak av styremøter (valgfritt): hvis styret slår på opptak og alle har samtykket, sendes lyden i korte biter til OpenAI for å gjøres om til tekst. Lyden lagres ikke hos oss, bare teksten, som slettes automatisk etter 90 dager.
• Logg over tilgangsendringer: når styret eller takstfirmaet inviterer, endrer rolle på eller fjerner en bruker, lagres hvem som gjorde det, hvem det gjaldt (navn og e-post), gammel og ny rolle og tidspunkt. Loggen vises for styret og brukes til å dokumentere hvem som har hatt tilgang.
• Tilbudsinnhenting: kontaktopplysninger til leverandører styret inviterer (firmanavn, kontaktperson og e-post), tilbudene de leverer og vedlegg. Tilbud er forseglet for styret til fristen er ute.
• Tilstandsanalyser og skaderapporter: kontrollpunktvurderinger, bilder og tegninger med markering, kostnadsoverslag, og eventuelt informasjon om forsikringssak.
• Bruk av tjenesten og sikkerhetslogg: innlogginger, feilede innloggingsforsøk, passordendringer og endringer i roller og tilganger lagres med tidspunkt, nettleser, operativsystem og IP-adresse. Administrator kan se loggen, og den slettes automatisk etter 12 måneder. I tillegg brukes en nødvendig innloggingsinformasjonskapsel (se eget avsnitt under).

Vi lagrer ikke betalingskortopplysninger selv, betaling for abonnement skjer via Stripe sin egen, sikre betalingsside.

Hvorfor vi behandler opplysningene

Opplysningene behandles for å levere avtalt tjeneste: gjennomføre tilstandsanalyser, følge opp avvik og oppdrag, administrere kunde- og brukerforhold, og sende nødvendige varsler. Det rettslige grunnlaget er i hovedsak avtalen om bruk av tjenesten, samt berettiget interesse i å drifte og sikre portalen.

Hvem vi deler opplysninger med

Vi bruker noen få underleverandører (databehandlere) for å levere tjenesten:

• Kartverket (geonorge.no): adressetekst slås opp for å plassere bygg og kunder på kart. Ingen personopplysninger utover selve adressen sendes.
• Hetzner Online GmbH: driver serveren der portalen og databasen kjører, i et datasenter i Finland (EU).
• Resend: sender e-postvarsler og invitasjoner på vegne av portalen.
• Stripe: håndterer betaling og fakturering av abonnement. Portalen ser aldri kortopplysningene dine.
• Anthropic: leverer de valgfrie AI-forslagene i portalen (f.eks. utkast til vurderingstekst) og svarene i chatten på landingssidene. Når du bruker en AI-forslag-knapp, sendes det aktuelle bildet og/eller teksten til Anthropics API for å generere forslaget. I chatten sendes meldingene du skriver.
• Zoho (Bigin): kundesystemet vi bruker til henvendelser og salgsoppfølging. Opplysninger du selv sender oss via chatten etter samtykke, lagres der.
• Zoho (WorkDrive): lagrer sikkerhetskopier av databasen og de opplastede filene i EU-regionen. Kopiene krypteres hos oss før de lastes opp, og bare de nyeste beholdes.
• Domeneshop: leverer domenet og e-posten på plinth-tec.com. E-post du sender til oss på denne adressen går via deres servere og videresendes til oss.
• OpenAI: gjør lyd fra valgfrie møteopptak i Styre-modulen om til tekst. Lyden sendes i korte biter og lagres ikke hos oss.
• Tripletex: regnskaps- og timeføringssystemet. Hvis firmaet kobler portalen til Tripletex, sendes timeføringer (ansatt, prosjekt, dato, timer og kommentar) dit, og e-posten til den ansatte brukes for å finne riktig ansatt.
• magicplan: hvis firmaet kobler til sin egen magicplan-konto, hentes plantegninger og filer for et prosjekt derfra. Vi sender bare firmaets API-nøkler og identifikatorer for prosjektet.
• Have I Been Pwned: når du velger passord, sjekker vi om det er kjent fra datalekkasjer. Bare de fem første tegnene i en kryptert fingeravtrykk (hash) av passordet sendes, aldri selve passordet og aldri hvem du er.

Vi selger ikke personopplysninger, og deler dem for øvrig ikke med andre enn det som er nødvendig for å levere tjenesten eller følger av lovpålagte plikter.

Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Opplysningene lagres så lenge kunde- eller brukerforholdet varer. Sletter du kontoen din, deaktiveres den umiddelbart, og du får en e-post med en lenke der du kan angre i 14 dager. Deretter anonymiseres personopplysningene permanent: navn, e-post, telefon og bilde fjernes, og kontoen står igjen som «Slettet bruker» i historikken. Navn du selv har skrevet i fritekst i rapporter og saker endres ikke. Sikkerhetsloggen slettes etter 12 måneder. Enkelte opplysninger kan lagres lenger der lov pålegger det (f.eks. bokføringsregelverket for fakturaopplysninger). Sikkerhetskopier byttes ut fortløpende, så anonymiserte og slettede opplysninger forsvinner også derfra når eldre kopier er erstattet.

Informasjonskapsler og sporing

Den felles forsiden på plinth-tec.com bruker ingen informasjonskapsler, sporing eller eksterne skript.

Portalen bruker én nødvendig informasjonskapsel for å holde deg innlogget. Inne i portalen, etter innlogging, bruker vi ingen analyse- eller markedsføringsinformasjonskapsler.

På forsiden og registreringen kan vi måle hvilke annonser og innlegg som gir interesse for portalene, med Meta-piksel og Google Analytics. Dette skjer bare hvis du trykker «Godta» i samtykkebanneret. Vi måler da besøk på forsiden og at noen starter en prøveperiode. Meta og Google er selv behandlingsansvarlige for sin del av behandlingen. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket med lenken «Endre samtykke til sporing» nederst på forsiden.

Sikkerhet

Tilgang til data er begrenset til din egen organisasjon og de rollene som er gitt tilgang. All trafikk går kryptert (https), og passord lagres aldri i klartekst. Passord må ha minst 12 tegn og sjekkes mot kjente datalekkasjer. Innlogging krever en engangskode på e-post eller fra en autentiseringsapp, med mindre du har valgt å huske enheten. Fagpersoner og administratorer må bruke autentiseringsapp. Mister du telefonen, kan en administrator nullstille appen, og det logges. Du får e-post hvis noen logger inn fra en ny enhet, fagsiden logger deg ut etter 12 timer uten aktivitet, og under Min konto kan du logge ut på alle enheter.

Dine rettigheter

Du kan når som helst laste ned en kopi av opplysningene vi har om deg, eller be om at kontoen din slettes, begge deler finner du under Min konto → Personvern. Du har også rett til å be om retting, begrensning eller innsigelse mot behandlingen, og til å klage til Datatilsynet hvis du mener personopplysningene dine behandles i strid med regelverket.

Kontakt oss

Plinth AS
Morells vei 25 G, 0487 Oslo
Org.nr. 838 696 422
+47 22 22 59 01
post@plinth-tec.com